HYVÄ YRITYS vai ainoastaan hyvä yritys?

Tee yrityksestäsi vielä parempi ja houkuttelevampi

Yrittäminen on jatkuvaa kilpailua. Yrityksen on oltava kilpailukykyinen ja pysyäkseen sellaisena sen täytyy olla kilpailukuntoinen. Harvat huippu-urheilijatkaan pääsevät pelkällä lahjakkuudella alkua pidemmälle. Aseman säilyttäminen vaatii treeniä ja hyviä harjoitteluolosuhteita ja sinnikästä työtä.

HYVÄ YRITYS, erityisesti pk-yritys, pystyy todistamaan kykynsä ja turvallisuutensa asiakkailleen, päämiehilleen ja tilaajilleen. Nämä arvioivat yritystä kaikissa käänteissä. Sitä tekevät myös rahoittajat, sijoittajat ja yrityskauppoja suunnittelevat. Kaikki edellyttävät, että yrityksen dokumentointi on hoidettu hyvin ja kaikki päätöksiin liittyvät tiedot ja asiakirjat ovat kunnossa ja vaivattomasti saatavissa ja henkilöstö ammattitaitoista.

Hyvän yrityksen toimintaan ja asioiden järjestyksessä pitämiseen on saatavissa apua. Järjestyksenpito on helpompaa, kun voi turvautua siihen valmiita palveluja, työkaluja ja lomakepohjia tarjoavaan palveluun. 

Pro Pilvipalvelut on erikoistunut pk-yritysten tarpeisiin.

Vino pino vai pilvipalvelu

Dokumentit syntyvät vähitellen aina yrityksen perustamisasiakirjoista alkaen. Mitä pitempi historia, sitä enemmän dokumentteja.  Jos asiakirjat pistettäisiin pinoon, siitä syntyisi väkisinkin ”vino pino”. Onneksi tuota pinoa ei enää tarvita, koska kaiken voi hoitaa digitaalisesti. Sekin vaatii tietysti järjestelmällisyyttä, muuten seuraa dokumenttikaaos.

Dokumenttien määrä voi tuntua loputtomalta. Omat kokonaisuutensa alaotsikoineen muodostavat muun muassa työturvallisuus, tietosuoja, tietoturva, henkilöstöhallinto, perehdyttäminen, riskienhallinta, laadunhallinta, poikkeamienhallinta, vastuullisuus, hiilineutraalius ja niin edelleen.

HYVÄN YRITYKSEN tunnusmerkki on, että asiat ovat järjestyksessä, ajan tasalla ja siivottu tarpeettomasta. Ei riitä, että niiden järjestyksessä pitämiseksi on tehty hyvä yritys. Hyvän ja kattavan palvelun avulla kaikki asiat avautuvat ja järjestyvät. Vaikealta kuulostavatkaan asiat eivät ole rakettitiedettä.

Turvallisuus, perehdyttäminen ja työluvat

Työturvallisuus on kaiken tekemisen perusta. Turvallisuus takaa katkeamattoman tuotantoketjun, lisää niin työntekijöiden työhyvinvointia kuin asiakkaidenkin luottamusta yritykseen, ja turvallisuuteen sijoitettu euro maksaa itse itsensä moninkertaisesti takaisin.

Pro Työturva (www.tyoturvallisuusjarjestelma.fi) tarjoaa työsuojeluhenkilöstölle jokapäiväisen työkalun, jolla on mahdollisuus luoda ja hallinnoida lain velvoittamia tietoja ja dokumentteja.

Työelämän jatkuva muutos ja työtehtävien vaihtuminen sen myötä asettaa työhön perehdyttämiselle (www.perehdytysjarjestelma.fi) yhä suurempia vaatimuksia. Monista työpaikoista on tullut ikään kuin toreja, joissa toimii monia eri työnantajia, yrittäjiä ja työntekijöitä. Oman lisänsä torielämään tuovat monikulttuurisuus ja -kansalaisuus.

Hyvä yritys perehdyttää hyvin ja käyttää uusimpia keinoja perehdyttämisen onnistumiseen. Monessa yrityksemme palvelussa on jo vakiovarusteena perehdyttämisen ja työnopastuksen sähköiset työkalut. Valokuvia, videoita, PDF-liitetiedostoja sisältävä perehdytysjärjestelmä auttaa samojen materiaalien tekemisessä myös ulkomaalaisille työntekijöille.

Isommilla rakennustyömailla ja teollisuuden kunnossapitotöissä vaaditaan ns. yhteisellä työpaikalla työlupia, turvallisuussuunnitelmia ja riskien arviointeja. Sähköisten työlupien ja muun dokumentaation (www.tyolupakaytanto.fi) lista on kunnioitusta herättävä. Varsinkaan teollisuusyritysten lupien tarve ei pysähdy pelkkään yleisemmin tunnettuun tulityölupaan. Tarvitaan joukko erikoistöiden tekemisen mahdollistavia lupia (säiliötyölupa, trukin kuljettajan lupa, nostotyölupa, sähkötyölupa, räjähdysvaarallisten tilojen työlupa jne). Turvallisten työtapojen ja rutiinien kouluttaminen on työnantajan vastuulla.

Riskit, laatu ja valvonta

Riskienhallinta, laadunvalvonta, omavalvonta, nekin ovat yrityksen arkipäivää.

Laadunhallinta on toiminta, johon liittyvät oleellisesti muun muassa riskienarviointi ja poikkeamailmoitusten tekeminen (www.laadunhallintajarjestelma.fi).  Pro Laadunhallinta -palvelussa on erilaisille organisaatioille suunniteltu kevyt ja helppokäyttöinen toimintajärjestelmän alusta. Sen avulla asiakasyritys pystyy hallitsemaan usean eri standardin vaatimuksia ja siihen voidaan helposti liittää palveluita, jotka tuottavat dokumentteja ja riskien arviointeja sekä poikkeamailmoituksia laadunhallinnan käyttöön.

Yrittämistä ilman riskiä ei ole. Riskejä on pystyttävä hallitsemaan. Riskienhallinta (www.riskienhallinta.org) on yksi johtamisen tärkeimmistä työkaluista. Iskusanoja ovat tunnista, kartoita, analysoi, ennakoi, seuraa ja valvo. Ennalta suunnitellut ja järjestelmälliset, oikea-aikaiset toimet ovat riskien hallintaa.

Poikkeamatkin ovat osa arkipäivää. Mikään organisaatio ei toimi aina virheettömästi. Toimivakaan riskienhallinta ei pysty ennakoimaan jokaista yksityiskohtaa. Poikkeamia tapahtuu ja niiden seuranta on tärkeää, jotta virheet voidaan korjata ja niistä oppia. Hyvä poikkeamien käsittelyn järjestelmä (www.poikkeamienilmoitusjarjestelma.fi) auttaa organisaatiota dokumentoimaan tapahtunut - ja oppimaan tehdyistä virheistä.

Riskien- ja laadunhallintaan liittyy oleellisesti omavalvonta (www.omavalvonta.eu), koska sen tarkoitus on ennaltaehkäistä riskien toteutuminen. Se vahvistaa samalla myös niin laatua kuin tuoteturvallisuuttakin. Omavalvontaan suunnitellun työkalumme avulla ongelmallisiin työvaiheisiin ja kehittämistä vaativiin työvaiheisiin voidaan reagoida nopeasti ja suunnitelmallisesti.

HSEQ on kirjainyhdistelmä, jonka edellyttämän kokonaisuuden osaamisesta kannattaa pitää hyvä huoli (www.hseq-jarjestelma.fi). HSEQ koostuu neljästä sanasta: health (terveys), safety (turvallisuus), environment (ympäristö) ja quality (laatu).  HSEQ-sektoreiden kunnossa pitäminen lisää yrityksen osaamista, luotettavuutta ja pitkäjänteisyyttä kumppanuussuhteissa.  HSEQ-asioilla on suuri merkitys myös henkilöstön luottamuksen vahvistamisessa yhtiön arvoihin ja toimintatapoihin.

Vastuullisuus, hiilineutraalius ja häiriötilanteet

Vastuullisuuden osoittamisesta on tullut yhä tärkeämpi tekijä myös pk-yrityksille. Suuret yhtiöt markkinoivat vastuullisuuttaan, alihankkijoiden on pysyttävä ketjussa mukana, heikkoja lenkkejä ei hyväksytä. Kuluttajienkin arvot ovat muuttuneet, markkinoiden vaateisiin on kyettävä vastaamaan. Hyvä yritys pystyy osoittamaan yritysvastuullisuutensa (www.vastuullisuusraportti.com).

Olennaista on mitä ”me” (yritys) ja mitä ”he” (asiakkaat) tarvitsevat. Koko maailmaa ei tarvitse syleillä. Riittää, kun kantaa oman vastuunsa.

Hiilineutraaliuteen pyrkiminen on sekä kansallinen että kansainvälinen tavoite ilmaston muutoksen pysäyttämiseksi.

Olennaisin keino hiilineutraaliuden (www.hiilineutraaliyritys.fi)  saavuttamiseksi ovat päästöjen alentaminen, johon päästään energiatehokuutta lisäämällä, kierrätystä kasvattamalla ja jäte- ja hukkakuorman vähentämisellä. Mikäli yrityksen omat keinot eivät riitä nollatulokseen pääsemiseksi, on mahdollista käyttää kompensaatioita.  

Ennalta arvaamattomiin tilanteisiin varautuminen yrityksissä on vaikeaa, mutta valmius muuttaa suunnitelmia ja kyky sopeutua uusiin olosuhteisiin on tärkeää. Sen todisti viimeistään Covid-19 pandemia, joka osoittautui kaikkia ennakkoarvioita sitkeämmäksi. Muitakin varautumista vaativia poikkeustilanteita (www.varautumissuunnitelma.fi) on runsaasti. 

Esimerkkejä: myrskyt, tulvat, tulipalot, sähkökatkokset, kyberhyökkäykset, talouskriisit jne.

Johtaminen, tietoturva, dokumenttien hallinta, koulutus

Menestyvän yrityksen johtaminen edellyttää hyvää johtajuutta (www.propilvipalvelut.fi/johtamisjarjestelma) ja hyvää hallintoa (Corporate Governance).  Johdon näkemyksellisyys ja kyky tuottaa arvoa ja tehokkuutta ovat ratkaisevia kilpailutekijöitä.

Tähän lisättynä toimiva dokumenttienhallintajärjestelmä ja ajantasainen tietoturva ja tietosuoja (www.tietoturva.prowww.tietosuoja-asetus.org ) ovat asioita, jotka koskettavat jokaista yritystä. Niiden kunnossa pitäminen on tärkeää asiakkaille. Toimivan yrityksen kanssa on ilo asioida.

Myös toimiva henkilöstöhallinto (www.henkilostohallinto.com)  on arvokas ominaisuus. Henkilöstöhallinto on yrityksen voimavarojen hallinnointia. Digitaalinen henkilöstöjohtamisjärjestelmä edistää hyvän hallinnon toteuttamista, säästää aikaa ja rahaa ja helpottaa organisaation tiedonkulkua.

Päivittäisen toiminnan kulmakiviä ovat tietenkin toimivan taloushallinto ja kirjanpito sekä toiminnanohjaus. Henkilöstön koulutustarpeet muuttuvat ajoittain, joten koulutuksesta, perehdyttämisestä ja työhön opastamisesta (www.hseq-koulutus.fi), jotka monien mielestä ovat tärkeimmät työturvallisuuden takeet, on hyvä pitää huolta.

Kaikista näistä asioista syntyy määrämuotoista ja tyylikästä dokumentaatiota Pro-palveluilla:

Lue lisää: www.propilvipalvelut.fi/palvelumme

 


 

Hyvä pk-yritys ja yrityskaupat

Katso video yrityksen asiakirjoista ja dokumenttienhallintajärjestelmästä alta tai lataa kalvosarja pdf-muodossa.

Asiakirjat ja dokumenttienhallintajärjestelmä

Katso video yrityksen asiakirjoista ja dokumenttienhallintajärjestelmästä alta tai lataa kalvosarja pdf-muodossa.

Pro Asiakirjojen logo

Dokumenttien hallintajärjestelmä pk-yrityksille

Pyydä henkilökohtainen esittely - ei velvoita mihinkään!

Lisenssityyppi 1–9 henkilöä 10–29 henkilöä 30–49 henkilöä 50–99 henkilöä
Perus 99 € / vuosi (1–9 henkilöä) 199 € / vuosi (10–29 henkilöä) 399 € / vuosi (30–49 henkilöä) 599 € / vuosi (50–99 henkilöä)
Laaja 199 € / vuosi (1–9 henkilöä) 399 € / vuosi (10–29 henkilöä) 599 € / vuosi (30–49 henkilöä) 999 € / vuosi (50–99 henkilöä)

Pyydä esittely

Hinnat ovat arvonlisäverottomia ja niihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero 24%.

Yli sadan hengen lisenssikokonaisuudet sopimuksen mukaan.

Pro Asiakirjat -palvelun ominaisuudet

Pro Asiakirjat -palvelu on pk-yrityksille kehitetty dokumenttien hallintajärjestelmä, jonka valmiiden sähköisten asiakirjamallien ja -pohjien avulla on helppo hallinnoida oman yrityksen tärkeimpiä perusdokumentteja. Pienemmässä organisaatiossa yksittäiset asiakirjat ovat yleensä vuosien varrelta joko paperitulosteena mapissa tai tiedostona eri tietokoneilla tai verkkolevyillä. Tällaisen dokumentaation hallinnointi on pitemmässä juoksussa hankalaa ja tuskastuttavaa, jopa mahdotonta.

Kenelle tarkoitettu:

  • yksinyrittäjille ja kaikille pk-yrityksille toimialasta riippumatta
  • soveltuu suurelta osin myös yhdistyksille
  • omaa toimintaa järjestelmällisemmäksi kehittäville
  • helppo tapa tuottaa hyvää materiaalia laadunhallinta- tai toimintajärjestelmään
  • valmista dokumentaatiota rahoittajille (pankki, uusi osakas tai pääomasijoittaja)
  • myyjälle hyvät materiaalit yrityksen myyntiä suunniteltaessa
  • ostajalle kustannustehokas työkalu yrityksen ostoon ja selvitystyöhön

Mitä hyötyä palvelusta on:

  • kustannustehokas pk-organisaation dokumenttienhallintajärjestelmä
  • palvelussa on käyttäjätunnusten ja -oikeuksien hallintatyökalut
  • kustannustehokas ratkaisu ns. Data Room -tarpeeseen
  • kaikki dokumentit ovat aina yhdessä paikassa
  • palvelimelle voidaan ladata myös vanhat asiakirjat PDF-muodossa
  • helppo löytää viimeisin versio (myös vanhat tallessa, jos halutaan)
  • päämies / tilaaja vakuuttuu hyvästä määrämuotoisesta dokumentaatiosta
  • valmista materiaalia yritysjärjestelyjä tai lisärahoitusta ajatellen
  • automaattiset varmuuskopiot
  • liitettävissä muihin Pro-palveluihin
  • mukana koulutusrekisteri ja sähköinen allekirjoitus

Perusversion ensimmäisen vaiheen ominaisuudet:

  • Muistio
  • Tiedote
  • Curriculum vitae / CV
  • Organisaation vuosikello
  • Hallituksen jäsenen suostumus
  • Kutsu hallituksen kokoukseen
  • Hallituksen kokouksen pöytäkirja
  • Suostumus luottamustoimeen
  • Yhtiökokouskutsu
  • Yhtiökokousvaltakirja
  • Yhtiökokouksen pöytäkirja
  • Ylimääräisen yhtiökokouksen pöytäkirja
  • Kommandiittiyhtiön yhtiömiesten kokous
  • Osakasluettelo
  • Osakeyhtiön yhtiöjärjestys (lyhyt)
  • Osakeyhtiön yhtiöjärjestys (pitkä)
  • Työntekijän vaitiolo-/salassapitosopimus
  • Työsopimus
  • Työtodistus
  • Suullinen huomautus
  • Varoitus
  • Työntekijän irtisanominen
  • Lomautusilmoitus
  • Lomautustodistus
  • Ilmoitus lomautuksen päättymisestä
  • Kutsu työntekijän kuulemistilaisuuteen
  • Muistio työntekijän kuulemistilaisuudesta
  • Tarjouspyyntö
  • Tarjous
  • Tilaus 
  • Tilausvahvistus
  • Kuitti
  • Lasku
  • Maksumuistutus
  • Maksukehotus
  • Reklamaatio (laskusta)
  • Reklamaatio (tavaran tai palvelun virheestä)
  • Reklamaatio (virheellisestä perinnästä)
  • Kauppakirja
  • Kauppakirja - Irtain omaisuus
  • Kauppakirja - Ajoneuvo
  • Liikehuoneiston vuokrasopimus
  • Asuinhuoneiston vuokrasopimus
  • Autopaikan vuokrasopimus
  • Varaston vuokrasopimus
  • Vuokrasopimuksen irtisanominen
  • Edunvalvontavaltuutus
  • Testamentti
  • Velkakirja
  • Valtakirja
  • Tyhjä sopimuspohja (henkilöt / yritykset)
  • Sähköisen allekirjoittamisen hyväksyminen (liittyy palvelun mukana tulevaan sähköiseen allekirjoitukseen: www.digitaalinenallekirjoitus.fi )

Laajan version ominaisuudet:

  • Yrityksen strategia
  • Osakassopimus I
  • Osakassopimus II
  • Liiketoimintasuunnitelma 
  • Projektisuunnitelma
  • Due diligence I
  • Due diligence II
  • Työohje
  • Toimintaohje
  • Salassapitosopimus
  • Corporate Governance
  • Matkalasku
  • Kululasku

Tutustu muihin pilvipalveluihimme täällä!

 

Palvelua toteuttamassa